7 способов контроля представителя компании

Medicinskij-predstavitel-kontrol'-raboty

С каждым годом контроль медицинских представителей становится все тщательнее и тщательнее. На какие только решения не идут компании для того, чтобы иметь возможность контроля выполнения работы представителями.  Проверяют и сам факт выполнения должностных обязанностей так и качество проводимых визитов.  

Лет 8-10назад вся работа медицинских представителей была построена на доверии идополнительные системы контроля не применялись, существовали только двойныевизиты, больше как инструмент развития сотрудников.

На сегодняшний день существуют различные виды контроля, о которых вы должны знать.

Отчетность по визитам

В данную отчетность входит планирование визитной деятельности, она осуществляется на неделю или месяц. С последующим итоговым отчетом по визитам с указанием даты, ФИО клиента, контактного телефона, темы визита, договоренностей и другого. Оформляется такой отчет в электронном виде в документах WORD или Excel. В последнее время очень часто в адаптированных программах CRM.

В настоящеевремя, в период высокого развития IT-технологий сталодоступным для фармацевтических производителей использование нового современногооборудования. С помощью, которого работа медицинского представителясвоевременно заносится в электронную базу CRM. Благодаря такой электронной системе облегчается сборинформации от фармацевтических представителей. Все медпреды работающих удаленно,благодаря данной программе всегда имеется возможность у регионального менеджера или офиса качественного исвоевременного провести анализ внесенной информации и оценить ситуацию в«полях».

Фармацевтические компании снабжают своих сотрудников планшетными компьютерами, в которые установлена программа CRM. С помощью этой программа полевой сотрудник вносит свои визиты в базу. В зависимости от стратегии компании заполнение визитов в планшет осуществляется сразу после визита или в конце рабочего дня. В программу заносится следующая информация: адрес лечебно-профилактического учреждения (ЛПУ), аптеки; имя, отчество и фамилия врача, фармацевта; количественные показатели (назначения, продажи, рекомендации, остатки в аптеке); оставленные промо-материалы, POS-материалы, исследования, рекламные буклеты.

Medicinskij-predstavitel-otchetnost'-po-vizitam

В некоторыхкомпаниях в обязанность МП входит демонстрация с планшета презентациипрепарата, а так же запись аудио и видео-общения с клиентом.

Автоматизированнаясистема передачи информации о визитах упрощает выполнение значительной частиработ, способствует своевременному качественному контролю деятельности МП ипозволяет нацелить человеческие и временные ресурсы на решение других болееважных задач.

Все отчеты медицинского представителя принимаются, анализируются и проверяются на предмет их достоверности, соответствия и качества.

Ежедневный фотоотчет

Medicinskij-predstavitel-fotootchet-iz-apteki

С помощью фотоотчета региональныйменеджер может контролировать такие параметры работы как:

  • количествовизитов в день
  • к комувыполняются визиты
  • соответствуетли визитная активность установленному плану
  • времянахождения у клиента.

Эффективность ежедневного фотоотчетадля контроля медицинских представителей не всегда оправдывает ожидания. Так каксотрудники могут установить специальные программы для изменения параметровфотографий, таких как время и дата съемки. Такие программы позволяют фальсифицировать фотографии домаиз заранее сделанных снимков, подставляя дату, время и иную чем действительная.

Функцияфотографирования часто внедряется в программу CRM, в которой внести изменения вфотографию невозможно.

Контроль по телефону

Medicinskij-predstavitel-kontrol'-raboty-telefon

КонтрольМП в телефонном режиме происходит посредствам телефонного вызова представителю.Он может осуществляться утром, днем или вечером (в конце рабочего дня).

Выясняется информация о предстоящих визитах, месте нахождении, результатах рабочего дня, о выполнении поставленных задач, какие визиты выполнены, какие результаты, сложности, вопросы и т.д.

Аудит

Medicinskij-predstavitel-audit-raboty

Это процессконтроля медицинского представителя, который заключается в обзвоне и дублирующихвизитах к клиентам. Целью аудита является проверка качества выполняемыхсотрудником визитов.

Онвыполняется, как правило, в плановом порядке. И ведется по оценочному листу,если аудит к врачу, то выясняется информация: о знании препарата, знаниефармацевтического представителя, последняя обсуждаемая тема, назначает ли врачпрепарат, все ли ему рассказал представитель, имеются ли вопросы по препарату ипожелания по работе МП.

Если этоаудит в аптеку руководитель смотрит наличие препарата в аптеке, выкладку,наличие промо-материалов, выясняет о том, когда приходил представитель и какиедоговорённости были достигнуты (ведет визит в соответствии в предоставленной МПотчетности по визитам).

Аудит может проводиться:

  • за день довизитов МП к конкретному клиенту;
  • послепосещения их медицинским представителем.

Ключевымикритериями оценки являются:

  • вспоминаемостьврачами/фармацевтами визита МП, частоты визитов, а также визиты, которыеосуществляют представители конкурирующих компаний;
  • информация омедицинском препарате, которая была доведена МП до врача; оценка клиентомкачества предоставленной информации с точки зрения достоверности, полезности ипобуждения к назначению/рекомендации.

Двойные визиты (тройные визиты)

Medicinskij-predstavitel-dvojnoj-vizit

Двойнойвизит – это совмещенный визит медицинского представителя и региональногоменеджера к клиенту, применяется он в качестве средства для контроляэффективности работы представителя, а также для развития его навыкови потенциала.

Тройнойвизит в отличие от двойного проводится совместно с медицинским представителем ирегиональным менеджером плюс территориальный менеджер или менеджер по продукту.

Двойные(тройные) визиты эффективны и целесообразны в том случае, если работодательне доверяет компетентности сотрудника и/или стремится усовершенствовать какие-тоего навыки или модели поведения в области продаж или переговоров.

КомпетенцииМП, оцениваемые на двойном визите:

—Коммуникативность

—Аналитическое мышление

— Управлениересурсами

— Достижениерезультата

Цель коучингав продажах – развитие навыков продаж у МП.

 Психологическоесопровождение двойного визита.

Внезапно или планово

Внезапные визиты ранее проводились только при условии «тотального»недоверия сотруднику, когда вопрос стоит об увольнении. Но сейчас внеплановыедвойные визиты проводятся очень часто.

Плановые двойные визиты не должны восприниматься как факт недоверия, а воспринимать,что это инструмент профессионального развития

Впечатление клиента

Цельдвойного визита — это контроль и развитие сотрудника. Врач/фармацевт можеттакую цель воспринимать иначе, в частности то, что руководство не доверяетпредставителю. Клиент должен воспринимать его, как уважение от компании изаботу о нем, удовлетворение потребностей клиента. Поэтому важно правильноорганизовать двойной визит.

Вариантоввосприятия очень много, главное не создавать впечатление у клиента, что конкретныйпредставитель нуждается в развитии и обучении (возможный выводклиента — со мной работает недостаточно квалифицированный сотрудник)или именно этого представителя контролируют (вывод врача/фармацевта –ему не доверяют).

Подготовка медицинского представителя

До визитов важно согласовать правила:

  • МП должен знать, по какимкритериям его будут оценивать. Вариант – обсудить листы оценки на региональномсовещании
  • МП не должен восприниматьдвойной визит, как средство недоверия, а идти на обычный плановый визит, тогдаврач (фармацевт) не будет «перенимать» от него стресс и «включаться в игру»
  • как РМ (региональныйменеджер) будет представлен на визите
  • РМ вмешивается в визиттолько в случае, если МП говорит недостоверную информацию о препарате
  • РМ предлагает обсуждатькаждый визит, чтобы на следующем у МП была возможность корректировать себя впроцессе

Контроль знаний

Medicinskij-predstavitel-kontrol'-znanij
business man looking at a computer monitor

Тест-контрольна знание продвигаемых продуктов и правил работы в компании (внутреннейполитики компании). В разных компаниях периодичность тестирования разнаяежемесячная, ежеквартальная или же на цикловых совещаниях, каждые полгода.

Тестированиепроводится для определения знаний препаратов компании, состав, применение,побочные действие, взаимодействие с другими препаратами, знание ключевыхсообщения, исследований, знание конкурентов и другое. 

Мониторинг передвижения

Medicinskij-predstavitel-kontrol'-po-gps

Напланшетные компьютеры, телефоны и/или в корпоративные автомобилиустанавливается датчики GPS, которые транслируют передвижениемедицинского представителя в течение дня.

GPS-трекинг дает региональномуменеджеру возможность наблюдения за работниками на маршруте:

  • отображениеместонахождения МП в реальном времени;
  • просмотрпрохождения запланированного маршрута со временем задержки у каждого клиента;
  • учет количествапосещения точек и их соответствие предоставленному плану.

Компании видят необходимость установки GPS с целью контроля рабочего времени и занятость МП.  

Заключение

Я рассказала вам об основных методах, способах контроля и проверки трудовой деятельности представителя. Данные способы контроля применяют около 90 % фармацевтических компаний и нужно быть готовым к данному мониторингу. Даже если по острой необходимости вы отлучаетесь от работы, важно предупредить руководителя и/или совершить действия, чтобы по мониторингу или аудиту это было некритично. Удачи!

До новых встреч!

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *